Unternehmer sind verpflichtet, ihre Geschäftsunterlagen (elektronisch oder in Papierform) über einen bestimmten Zeitraum zu verwahren. Man unterscheidet dabei insbesondere Fristen von sechs und zehn Jahren. Der Fristlauf startet dabei erst nach Ende des Kalenderjahres, in dem in dem jeweiligen Dokument die letzte Eintragung erfolgt ist.


Die Fakten:

Folgende Unterlagen können grundsätzlich ab dem 01. Januar 2016 vernichtet werden: Buchführungs- unterlagen, Kassenbücher, Aufzeichnungen, Inventar- verzeichnisse und Inventuren aus 2005 oder früher; Lohnlisten, Lohnbelege und Gehaltsabrechnungen aus 2005 oder früher; Jahresabschlüsse, Eröffnungs- bilanzen und Lageberichte, die 2005 oder früher aufgestellt worden sind; Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2009 oder früher empfangen oder versendet worden sind; Leasingunterlagen, Preis- listen, Überstundenlisten, Versand- und Frachtunter- lagen und Zollbelege mit den letzten Eintragungen im Jahr 2009 oder früher.

Es gibt allerdings einige Ausnahmen, die auch nach Ablauf der Aufbewahrungs- pflicht einer Vernichtung entgegenstehen. Unterlagen dürfen nicht vernichtet werden: wenn die steuerliche Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, bei einer bereits begonnenen Außen- prüfung, für ein schwebendes oder wegen einer Außen- prüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren, bei anhängigen steuerstrafrecht- lichen oder bußgeldrecht- lichen Ermittlungen, für Vorsteuerberichtigungstat- bestände, zur Begründung von Anträgen beim Finanzamt

Vielfach kommt es vor, dass gewisse Unterlagen auch nach Jahrzehnten noch einmal als Nachweis benötigt werden. Die folgenden Unterlagen sollten deshalb rund 30 Jahre aufbewahrt werden: Prozessakten, Mahnbescheide und Urteile

Sie sind nicht sicher, ob Sie gewisse Unterlagen bereits entsorgen können? Sprechen Sie uns an!


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Andreas Wittkowsky, Steuerberater, Tel. 0271 / 8800-50 / andreas.wittkowsky@8p.de