Grundsätzlich kann ein Unternehmer die ihm in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen und sich diese beim Finanzamt über die Umsatzsteuer-Voranmeldung wieder zurückholen. Voraussetzung hierfür ist aber, dass die berechnete Leistung für das Unternehmen des Leistungsempfängers erbracht wurde und eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes vorliegt. An eine ordnungsgemäße Rechnung sind jedoch strenge formalistische Anforderungen gestellt, die bei Nichtbeachtung zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen können.

Die nachfolgenden wesentlichen Pflichtangaben sollten beim Eingang der Rechnung durch den Unternehmer geprüft werden, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden:


Die Fakten:

1. Vollständiger Name und Adresse des leistenden Unternehmers: Sinn und Zweck ist die eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung des Unternehmers. Der Leistungsempfänger hat sich bei Leistungsbezug über die Richtigkeit der Angaben zu vergewissern.

2. Vollständiger Name und Adresse des Leistungs- empfängers: Bei Kapital- bzw. Personengesellschaften ist zu berücksichtigen, dass diese und nicht deren Gesellschafter bezeichnet sind. Zudem ist auf den korrekten Rechtsformzusatz zu achten.

3. Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bzw. der Steuernummer: Es empfiehlt sich, die Steuer- nummer dahingehend zu überprüfen, ob sie dem Format einer deutschen Steuernummer entspricht.

4. Rechnungsdatum und Zeitpunkt der Leistung: Ausreichend ist z. B. der Hinweis "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum". Der ausdrückliche Hinweis auf den Lieferschein in der Rechnung genügt, wenn die erforderlichen Angaben daraus ersichtlich sind.

5. Fortlaufende Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummer muss fortlaufend sein. Es können einzelne Nummernkreisläufe gebildet werden (z.B. je Monat).

6. Genaue Beschreibung der erbrachten Leistung, d. h. bei Warenlieferung Angabe der handelsüblichen Bezeichnung (Menge/Art) sowie bei sonstigen Leistungen die genaue Bezeichnung der Dienstleistung: Diese Angaben können sich unter Angabe eines Hinweises in der Rechnung auch aus anderen Dokumenten (z.B. Verträge etc.) ergeben sofern diese dort konkret bestimmt sind.

7. Die Rechnung muss den Nettobetrag (Entgelt) enthalten. Falls einzelne Leistungen verschiedenen Steuersätzen oder einer Steuerbefreiung unterliegen, muss dies separat aufgeschlüsselt sein.

8. Der Steuersatz und der Steuerbetrag müssen auf der Rechnung ausgewiesen sein. Bei einer Steuerbefreiung muss ein Hinweis auf den Grund der Befreiung angegeben werden (z. B. steuerfreie Vermietung).

9. Bei Rechnungen bis 150 Euro (sog. Kleinbetragsrechnungen) genügen die Angabe des Namens und der Adresse des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, die Bezeichnung der erbrachten Leistung, das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz.

10. Haben die am Leistungs- austausch Beteiligten vereinbart, dass der Leistungsempfänger die Rechnung namens und im Auftrag des leistenden Unternehmers erstellt (umsatzsteuerliche Gutschrift), so muss die Rechnung zusätzlich explizit die Bezeichnung "Gutschrift" enthalten.

Bei Beachtung der vorgenannten Pflichtangaben sollte der Vorsteuerabzug erhalten bleiben. Fehlen wichtige Angaben bzw. liegt keine ordnungsgemäße Rechnung vor, sollte der Rechnungsempfänger umgehend eine Berichtigung fordern. Die Korrektur muss jedoch durch den Aussteller der Rechnung erfolgen.


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Simon Weyel, Steuerberater, Tel. 02739 / 3039-0 / simon.weyel@8p.de